نحوه اداره شرکت سهامی در ثبت شرکت

شرکت سهامی دارای ارکان سه گانه است که عبارتند از :

• رکن تصمیم گیرنده ( مجمع عمومی )
• رکن اداره کننده ( هیات مدیره )
• رکن کنترل کننده ( بازرس یا بازرسان )

هیات مدیره یا مدیران هر شرکت سهامی نماینده قانونی آن شرکت بوده و اداره امور شرکت را عهده دار خواهند بود. گرفتن کارت بازرگانی فوری نمایندگی قانونی به هیئت مدیره حق می دهد که مطابق قانون تجارت و اساسنامه شرکت در روابط خارجی شرکت با اشخاص ثالث و در روابط داخلی شرکاء و سایر ارکان شرکت از اختیاراتی که به آن ها داده شده کمال استفاده را نموده و در برابر اختیارات متحمل مسئولیت هایی باشند.
اختیارات و مسئولیت های هیئت مدیره در اساسنامه شرکت منعکس خواهد بود.
هیئت مدیره از میان صاحبان سهام که حق حضور در مجمع عمومی دارند انتخاب می شوند.
اولین هیئت مدیره را مجمع عمومی موسس و هیئت های بعدی را مجمع عمومی عادی سالانه انتخاب خواهد کرد.
تعداد اعضای هیات مدیره در شرکت سهامی عام نباید از پنج نفر کمتر باشد.
علاوه بر اعضاء اصلی چند نفر هم به عنوان عضو علی البدل انتخاب خواهد شد.
در صورتیکه بر اثر فوت یا استعفاء یا سلب شرایط از یک یا چند نفر از مدیران تعداد اعضاء هیات مدیره از حداقل مققره در این قانون کمتر شود اعضاء علی البدل به ترتیب مقرر در اساسنامه والا به ترتیب مقرر در مجمع عمومی جای آن را خواهند گرفت و در صورتیکه عضو علی البدل تعیین نشده باشد و یا تعداد اعضاء علی البدل کافی برای تصدی محل های خالی در هیئت مدیره نباشد مدیران باقیمانده باید بلافاصله مجمع عمومی عادی شرکت را جهت تکمیل اعضاء هیات مدیره دعوت نمایند.
هر گاه هیات مدیره از دعوت مجمع عمومی برای انتخاب مدیری که سمت او بلامتصدی مانده خودداری کند هر ذینفع حق دارد از بازرس یا بازرسان شرکت بخواهد که به دعوت مجمع عمومی عادی جهت تکمیل عده مدیران با رعایت تشریفات لازم اقدام کند و بازرس یا بازرسان مکلف به انجام چنین درخواستی می باشند.
همان طور که هیات مدیره که انتخاب می شوند کلاَ یا بعضاَ قابل عزل می باشند و در این صورت مجمع عمومی به تجدید انتخاب یا تکمیل تعداد هیات مدیره اقدام خواهد کرد.
نه تنها اشخاص حقیقی بلکه اشخاص حقوقی را نیز می توان به عضویت هیات مدیره شرکت انتخاب نمود. در این صورت شخص حقوقی همان مسئولیت های مدنی شخص حقیقی عضو هیات مدیره را داشته و باید یک نفر به نمایندگی دائمی خود جهت انجام وظایف مدیریت معرفی نماید. چنین نماینده ای مشمول همان شرایط و تعهدات و مسئولیت های مدنی و وجزایی عضو هیات مدیره بوده و از جهت مدنی با شخص حقوقی که او را به نمایندگی تعیین نموده است مسئولیت تضامنی خواهد داشت.
شخص حقوقی عضو هیات مدیره می تواند نماینده خود را عزل کند. به شرط آنکه در همان موقع جانشین او را کتباُ به شرکت معرفی نماید وگرنه غائب محسوب می شود.
اشخاص ذیل به موجب ماده 111 لایحه قانونی نمی توانند به مدیریت شرکت انتخاب شوند.
1. محجوریت و کسانیکه حکم ورشکستگی آن ها صادر شده است.
2. کسانیکه به علت ارتکاب جنایت یا یکی از جنحه های ذیل به موجب حکم قطعی از حقوق اجتماعی کلاَ یا بعضاَ محروم شده باشند در مدت محرومیت سرقت ، خیانت در امانت ، کلاهبرداری، جنحه هایی که به موجب قانون در حکم خیانت در امانت یا کلاهبرداری شناخته شده است، اختلاس ، تدلیس، تصرف غیر قانونی در اموال عمومی .
و در صورتیکه شخص یا اشخاصی برخلاف ماده فوق انتخاب شوند یا پس از انتخاب مشمول ماده فوق گردند با تقاضای ذینفع به حکم دادگاه شهرستان عزل خواهند شد و این حکم قطعی بوده باید جانشین انتخاب شود.

• اتخاذ تصمیمات لازم برای اداره صحیح شرکت

دعوت مجامع عمومی به مناسبت های مختلف در اختیار هیات مدیره است. مانند مجمع عمومی عادی ( سالانه ) در موعد مقرر و عادی به طور فوق العاده ( مواد 91 ، 217 ، 92 ، 93، 33، 83 لایحه ). تنظیم صورت شش ماهه دارایی و قروض شرکت ، هیات مدیره باید لااقل هر شش ماه یک بار، صورت دارایی و قروض شرکت را تنظیم کرده و به بازرسان بدهد. ( ماده 137)
پیشنهاد انتشار اوراق قرضه ساده، قابل تعویض با سهام ، قابل تبدیل به سهام ( مواد 56، 61 و 71 لایحه ) به مجمع عمومی. مطلع ساختن بازرس شرکت از صدور اجازه انجام معامله و ...

• اختیارات متفرقه هیات مدیره

تعیین حق الزحمه مدیر عامل ، ترتیب اندوخته قانونی
افزایش سرمایه شرکت در صورتی که مجمع عمومی فوق العاده به او اجازه دهد ( ماده 162 ) درج آگهی دعوت از مجمع عمومی در روزنامه ، تصفیه امور شرکت سهامی ، اگر اساسنامه ترتیب دیگری مقرر نکرده باشد.

• هیات رئیسه

هیات مدیره در اولین جلسه خود از بین اعضاء هیات یک رئیس و یک نایب رئیس که باید شخص حقیقی باشند برای اداره هیات مدیره تعیین می نماید. مدت ریاست رئیس و نیابت رئیس هیات مدیره بیش از مدت عضویت آن ها در هیات مدیره تخواهد بود. هیات مدیره در هر موقع می تواند رئیس و نایب رئیس را از سمت های مذکور عزل کند. هر ترتیبی برخلاف این قاعده مقرر شود کان لم یکن خواهد بود.
نماینده شخص حقوقی عضو هیات مدیره در حکم عضو هیات مدیره تلقی گردیده و صلاحیت انتخاب به ریاست و نیابت ریاست را دارا می باشد.
رئیس هیات مدیره و جلسات هیات مدیره را دعوت و اداره خواهد کرد. همچنین دعوت و تشکیل مجامع عمومی هم بر عهده وی می باشد.

• مدت مدیریت

به موجب ماده 109 لایحه قانونی مدت مدیریت در اساسنامه معین می شود لیکن این مدت از دو سال تجاوز خواهد کرد . معذلک انتخاب مجدد مدیران سابق برای یک یا چند دوره بلامانع است.
در صورت انقضاء مدت مدیریت تا زمان انتخاب مدیران جدید مدیران سابق کماکان مسئول امور شرکت و اداره آن خواهند بود. هر گاه مراجع موظف به دعوت مجمع عمومی به وظیفه خود عمل نکنند هر ذینفع می تواند از مرجع ثبت شرکت ها دعوت مجمع عمومی عادی را برای انتخاب مدیران تقاضا کند.

• وثیقه مدیران

اعضاء هیات مدیره باید تعداد سهامی را که اساسنامه شرکت مقرر کرده دارا باشند و این تعداد نباید از تعداد سهامی که به موجب اساسنامه جهت دادن رای در مجامع عمومی لازم است کمتر باشد. سهام مزبور برای تضمین خساراتی است که ممکن است ازتقصیرات مدیران منفرداَ یا مشترکاَ بر شرکت وارد شود. سهام مذکور با اسم بوده و قابل انتقال نیست و مادام که مدیری مفاصا حساب دوره تصدی خود در شرکت را دریافت نداشته است سهام مذکور در صندوق شرکت به عنوان وثیقه باقی خواهد ماند.
در صورتیکه مدیری هنگام انتخاب مالک تعداد سهام لازم به عنوان وثیقه نباشد و همچنین در صورت انتقال قهری سهام مورد وثیقه و یا افزایش یافتن تعداد سهام لازم به عنوان وثیقه مدیر باید ظرف مدت یک ماه تعداد سهام لازمه به عنوان وثیقه را تهیه و به صندوق شرکت بسپارد وگرنه مستغنی محسوب خواهد شد.

• جلسات هیات مدیره

برای تشکیل جلسات هیات مدیره حضور بیش از نصف اعضاء هیات مدیره لازم است.تصمیمات باید به اکثریت آراء حاضران اتخاذ گردد مگر آنکه در اساسنامه اکثریت بیشتری مقرر شده باشد.
ترتیب دعوت و تشکیل جلسات هیات مدیره را اساسنامه تعیین خواهد کرد. ولی در هر حال عده ای از مدیران که اقلاَ یک سوم اعضاء هیات مدیره را تشکیل دهند می توانند در صورتی که از تاریخ تشکیل آخرین جلسه هیات مدیره حداقل یک ماه گذشته باشد با ذکر دستور جلسه هیات مدیره را دعوت نمایند.
برای هر یک از جلسات هیات مدیره باید صورت جلسه ای تنظیم و لااقل با امضاء اکثریت مدیران حاضر در جلسه برسد. در صورت جلسات هیات مدیره نام مدیرانی که حضور دارند یا غایب می باشند و خلاصه ای از مذاکرات و همچنین تصمیمات متخذه در جلسه با قید تاریخ در آن ذکر می گردد. هر یک از مدیران که با تمام یا بعضی از تصمیمات مندرج در صورت جلسه مخالف باشد نظر او باید در صورت جلسه قید شود.