روش و مراحل ثبت صورت جلسه تغییرات شرکت

چنانچه شرکت در طول حیات خود نیاز به اعمال تغییراتی پیدا نماید، می توان در هر زمانی، نسبت به تغییر آن اقدام نمود. ثبت شرکت  این تغییرات و تصمیمات ، باید مطابق قانون تجارت به ثبت برسند. به همین دلیل، ثبت آنها نیاز به تدوین و تنظیم صورتجلسه دارد. قبل از تأسیس سامانه الکترونیکی ،امور مربوط به این تغییرات و ثبت آنها با صرف وقت زیاد و دردسرها ی بسیاری انجام می شد اما امروزه متقاضیان به جای مراجعه ی حضوری به اداره کل ثبت شرکتها و مؤسسات غیر تجاری می توانند از طریق اینترنت و با مراجعه به آدرس اینترنتی http://irsherkat.ssaa.ir صورتجلسه تغییرات شرکتها و مؤسسات غیر تجاری را تکمیل کنند.

• مراحل  ثبت تغییرات اینترنتی در سامانه اداره ثبت شرکت ها (صورتجلسه)

مرحه اول: تکمیل اطلاعات شرکت
_ وارد نمودن شناسه ملی شرکت
_ وارد نمودن شماره ثبت و انتخاب نوع شرکت در صورت نداشتن شناسه ملی.
مرحله دوم: درج اطلاعات جلسه
_ تعیین نوع صورتجلسه با توجه به نوع شرکت ( مجمع عمومی سالیانه، مجمع عمومی عادی، فوق العاده و..)
_مشخص نمودن حد نصاب جلسه مبنی بر حضور تمامی اعضای شرکت و یا اکثریت اعضا.
_ تکمیل مشخصات متقاضی ( نام، نام خانوادگی، شماره ملی، ...)
_ مشخص نمودن سمت متقاضی مبنی بر اینکه اصیل باشد یاوکیل.
_ مشخص نمودن تاریخ برگزاری جلسه.
_ وارد کردن ساعت شروع و پایان در جلسه در قسمتهای مربوطه و رعایت تقدم و تأخر ساعات جلسه چنانچه در یک روز چند جلسه تشکیل شده باشد.
_ کلیک بر روی کلید پذیرش موقت.
_ دریافت شماره  19 رقمی.
_ تعیین مشخصات و سمت امضا کننده دفتر.
مرحله سوم: درج تصمیمات جلسه.
_انتخاب تصمیم مورد نظر از فهرست نوع تصمیم و سپس انتخاب کلید افزودن تصمیم جلسه.
مرحله چهارم: مشخص نمودن نامهای درخواستی ،در صورتی که در موضوع جلسه تغییر نام وجود داشته باشد.
_ مشخص نمودن اولویت  به ترتیب اسامی ( نباید بیش تر از پنج اسم باشد)
_ تایپ اسم مورد نظر در فیلد درخواستی.
مرحله پنجم: درج اشخاص جلسه
_ مشخص نمودن اعضای حاضر در جلسه و سمت آنها در جلسه( وکیل، سهامدار...)
_ وارد نمودن اطلاعات شخص ( نام، نام خانوادگی، شماره ملی، نام پدر، تابعیت ...)
_ وارد کردن شماره ملی شخص در صورت ایرانی بودن و شماره گذرنامه در صورت غیر ایرانی بودن.
_ وارد کردن نام شخص، شناسه ملی و شماره ثبت در صورت حقوقی بودن شخص.
مرحله ششم : درج سمت اشخاص جلسه
_ تعیین اشخاص جلسه.
_ انتخاب سمت در شرکت از فهرست مربوطه.
_ انتخاب سمت در جلسه.
مرحله هفتم: تعیین ارتباط اشخاص جلسه ( نماینده سهامدار بودن یا وکیل سهامدار بودن)
_ انتخاب گزینه نماینده یا وکیل.
_ انتخاب نوع نمایندگی ( وکیل، وصی، قیم ..) از فهرست مربوطه.
_ انتخاب موکل.
_ انتخاب گزینه ی ثبت ارتباط اشخاص.
مرحله هشتم: در این مرحله متقاضی باید مدارکی که بنا به تصمیمات انتخاب شده و نوع صورتجلسه،  تهیه شده را ارایه کند و گزینه " تأیید مدارک مورد نیاز" را انتخاب نماید.
مرحله نهم: تایپ متن صورتجلسه
_ تایپ متن صورتجلسه در این صفحه و استفاده از متون پیش فرض از سامانه.
_ یا زدن کلید " دریافت متن پیشنهادی رایانه" بر اساس تصمیمات اتخاذ شده.
_ کلیک بر کلید پذیرش نهایی.
در مرحله آخر بعد از پذیرش اینترنتی از طریق سامانه و اخذ تأییدیه پذیرش، متقاضیان باید نسخه های اصلی صورت جلسات تنظیمی و ضمائم آنها را حداکثر به مدت سه روز کاری از طریق باجه های پست به صورت سفارشی به آدرسی که در تأییدیه پذیرش درج شده ارسال کنند.