دفتر ثبت تجاری و نحوه ی تنظیم و نگهداری آن ها

از آن جا که معاملات تجار مشمول عملیات تجاری است و علاوه بر خود آن ها،با توجه به مراودات و داد و ستدهای مختلف،افراد متععدی را درگیر و مرتبط می سازد لازم است پلمپ دفاتر به منظور انضباط امور و پیش بینی وقایع مترتب،تمهیدات لازم نسبت به ثبت و ضبط فعالیت ها و فعل و انفعالات مربوط به کلیه امور تاجر و تجارتخانه اندیشیده شود تا در مواقع مقتضی از طریق مراجعه به آن ها بهره برداری لازم،له یا علیه تاجر در جهت اثبات ادعا و دعوی احتمالی و احقاق حق صورت پذیرد.

در گذشته نیز استفاده از دفاتر تجاری در اشکال و انواع مختلف بین تجار و کسبه متداول بوده است و بسته به نوع و گستره فعالیت و میزان آشنایی و تسلط تاجر با دانش و قواعد مرسوم محیط های کسب و کار از اسناد مختلف در فعالیت های روزمره بهره مند بوده اند تا به مرور زمان و شکل گیری قوانین و مقررات و پیدایش قانون تجارت و اعمال ضوابط قانونی،تجار مکلف به رعایت و محترم شمردن تکالیف مقرر در قانون مربوطه گردیده اند.بطوری که امروزه تقریباَ در تمامی کشورها تجار موظف به تهیه و تنظیم دفاتر تجارتی می باشند.
الف-انواع دفاتر تجاری
اول-دفتر روزنامه
دفتر روزنامه دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات و دیون و داد و ستد تجاری و معاملات راجع به اوراق بهادار از قبیل خرید و فروش و ظهرنویسی و به طور کلی جمیع واردات و صادرات تجاری را به هر اسم و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می کند در آن ثبت نماید.(ماده 7 ق.ت)
اما ماده 3 آیین نامه ی "نحوه ی تنظیم و تحریر و نگاهداری دفاتر" دفتر روزنامه را چنین تعریف می نماید:" دفتر روزنامه دفتری است که اشخاص حقوقی یا حقیقی کلیه عملیات مالی و پولی خود را اعم از خرید و فروش و دیون و مطالبات و ظهرنویسی و هرگونه فعالیتی که ایجاد دین یا طلب کند و نیز عملیات محاسباتی را به تاریخ وقوع و سایر عملیات را که طبق اصول حسابداری و عرف متداول دفترداری در پایان دوره مالی برای تنظیم حساب سود و زیان و ترازنامه لازم است بلااستثنا به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت کنند".در این ماده به جای کلمه "تاجر" اشخاص حقوقی یا حقیقی آمده است و نیز با اشاره به اصول حسابداری و عرف متداول دفترداری،در واقع روش عملی دفترداری دو طرفه،مورد توجه قرار گرفته است.
دوم-دفتر کل
دفتر کل تصویر کلی یا خلاصه ای تفکیک شده از دفتر رروزنامه است که در آن،معاملات تاجر اعم از خرید،فروش،مطالبات یا دیون تحت نظم و عنوان حساب های مشخص،به ترتیب وقوع به ثبت می رسد.
ماده 8 ق.ت در تعریف دفتر کل می گوید:"دفتر کل دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لااقل هفته ای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلفه آن را تشخیص و جدا کرده،هر نوعی را که در صفحه مخصوصی در آن دفتر،به طور خلاصه ثبت کند".
سوم-دفتر دارایی
برابر ماده 9 ق.ت دفتر دارایی دفتری است که تاجر باید هر سال صورت جامعی از کلیه دارایی منقول و غیرمنقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز ترتیب داده در آن دفتر ثبت و امضاء نماید و این کار باید تا پانزدهم فروردین سال بعد انجام می پذیرد.امروزه عملاَ در بنگاه های تجاری این دفاتر به علت آنکه عملیات سالیانه تاجر یا شرکت تجاری به صورت ترازنامه تنظیم می گردد،اهمیت خود را از دست داده است.
چهارم-دفتر کپیه
در این دفتر برابر ماده 10 ق.ت" باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب های صادره تاجر یا شرکت تجاری به ترتیب تاریخ،ثبت گردد و همچنین بنا به تبصره ماده مذکور کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب های وارده نیز باید به ترتیب تاریخ ورود،مرتب و در پوشه مخصوص ضبط گردد."
پنجم-دفتر ثبت تجاری
بنا به دستور ماده 16 ق.ت:اگر تاجر ایرانی یا خارجی بخواهد در ایران شغل معمولی خود را اعمال تجاری قرار دهد،مکلف به ثبت نام خود در دفتر ثبت تجاری می باشد،در غیر این صورت متخلف به جزای نقدی از 200 تا 2000 ریال محکوم خواهد شد".
ب-پلمپ دفاتر تجاری
دفاتر مندرج در ماده 6 ق.ت به استثنای دفتر دارایی و دفتر کپیه باید قبل از آنکه در آن ها چیزی نوشته شود،توسط نماینده اداره ثبت امضاء و اوراق آن ها دارای نمره ترتیبی و قیطان کشی شده باشد و متصدی امضاء مکلف است که صفحات هر دفتری را شمرده و در صفحه اول و آخر آن تعداد صفحات آن را با قید تاریخ امضاء نمایند.ضمناَ باید دو طرف قیطان با مهر سربی که وزارت دادگستری برای این منظور تهیه می نماید منگنه شده و کلیه اعداد با تمام حروف نوشته شود.
ماده 2 آیین نامه نحوه تنظیم و تحریر و نگاهداری دفاتر مقرر می دارد:دفاتر روزنامه و کل باید به زبان فارسی تحریر و قبل از ثبت هرگونه معامله در آن ها مطابق مقررات مواد 11 و 12 قانون تجارت مصوب 1311 از طرف نماینده اداره ثبت اسناد امضاء و پلمپ گردد.
و در هر حال پلمپ نکردن دفاتر تجاری آن ها را از قدرت اثباتی محروم نکرده،بلکه می تواند جزء امارات قضایی محسوب گردد.
موارد رد دفاتر قانونی از نظر مالیاتی
به موجب ماده 20 آیین نامه نحو تنظیم و تحریر و نگاهداری دفاتر،در موارد ذیل دفاتر قانونی رد می شود.
1-خارج شدن دفاتر ارائه شده از پلمپ به هر نحو
2-فقدان یک یا چند برگ
3-عدم ثبت یک یا چندفعالیت مالی و پولی به شرط احراز
4-تقدم ثبت یک یا چند معامله،نسبت به تاریخ وقوع آن ها
5-ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت(آرتیکل،موضوع) در حاشیه
6-ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت بین سطور
7-تراشیدن و پاک کردن مندرجات دفاتر به منظور سوء استفاده
8-جای سفید گذاشتن در صفحات بیش از حد معمول
9-سفید ماندن تمام صفحه در دفتر روزنامه و دفتر مشاغل به منظور سوء استفاده به استثنای ثبت تراز افتتاحی
10-محو کردن مندرجات دفاتر،با رنگ یا جوهر و نظایر آن ها به منظور سوء استفاده
11-تاخیر تحریر دفتر روزنامه و دفتر کل و دفاتر مشاغل زاید بر حد مجاز مقرر در آیین نامه
12-استفاده از دفاتر نانویس سال یا سال های قبل،در صورتی که مشخصات آن ها در مهلت مقرر در ماده 17 آیین نامه(ظرف 30 روز از تاریخ شروع سال مالیاتی یا مالی)،به حوزه مالیاتی ذیربط اعلام نشده باشد.
13-عدم ارائه یک یا چند جلد از دفاتر ثبت و پلمپ شده،ولو آنکه در آن ها چیزی نوشته نشده باشد.
14-بستانکار شدن حساب های بانکی و نقدی،مگر اینکه حساب های بانکی با صورت حساب بانک مطابقت نماید و یا بستانکار شدن حساب های بانکی یا نقدی ناشی از تقدم و تاخیر ثبت حساب ها یا دریافت و پرداخت باشد،که در این صورت موجب رد دفتر نیست.
15-عدم ثبت خلاصه عملیات شعب در دفاتر مرکز
16-عدم ارائه آیین نامه یا دستورالعمل های کار ماشین و برنامه های آن در اشخاصی که از سیستم های مکانیکی یا الکترونیکی استفاده می نماید.
17-اشتباه حساب حاصل در ثبت عملیات،در صورتی که نسبت به اصلاح آن طبق مقررات تبصره ماده 10 آیین نامه اقدام نشده باشد.
تبصره ماده 10 آیین نامه:"اشتباهات حساب حاصل در ثبت عملیات،در صورتی که بعدا در اثنای  عملیات سال مربوط مورد توجه واقع و به اصطلاح آن در دفتر مبادرت و مستندات آن ارائه شود،به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد."
18-عدم صدور صورت حساب و یا عدم درجه شماره اقتصادی و همچنین عدم رعایت دستورالعمل های صادره از وزارت امور اقتصادی و دارایی.
در صورت رد دفاتر قانونی از نظر مالیاتی،ممیز مالیاتی باید مراتب را با ذکر دلایل کافی،کتباَ به مودی ابلاغ و پرونده امر را جهت رسیدگی به هیات متشکل از سه نفر حسابرس منتخب وزیر امور اقتصادی و دارایی ارسال دارد.چنانچه مودی ظرف یک ماه از تاریخ ابلاغ فوق،به آن هیات مراجعه و با ادای توضیحات کتبی لازم و با ارائه دلایل و مدارک کافی،رفع اشکال نماید،تشخیص درآمد مشمول مالیات بر اساس رسیدگی به دفاتر انجام خواهد شد.در غیر این صورت بر اساس رای هیات مذبور تشخیص درآمد مشمول مالیات به طریق علی الراس به عمل خواهد آمد.